O pré-requisito para uma grande execução de projetos é o planejamento estratégico.
Ele envolve a definição do escopo do projeto o escopo do projeto é a definição das tarefas, o estabelecimento de prioridades, a estimativa dos cronogramas do projeto, o gerenciamento das partes interessadas e a alocação de recursos. 📑
Mas isso não é tudo. Você também precisa monitorar constantemente o projeto, garantir a qualidade dos resultados, eliminar silos, além de identificar e evitar possíveis riscos.
Isso exige esforço manual e deixa espaço para erros, especialmente se você estiver trabalhando simultaneamente em vários projetos. Modelos de gerenciamento de projetos são uma excelente maneira de automatizar e padronizar os processos de gerenciamento de projetos. Isso ajuda você a economizar muito tempo e recursos.
Neste blog, compartilharemos os cinco melhores modelos de Excel para gerenciamento de projetos que você pode usar para obter eficiência planejamento de projetos e rastreamento.
O que são modelos de Excel para gerenciamento de projetos?
Os modelos Excel de gerenciamento de projetos são planilhas Excel pré-formatadas com um layout estruturado para planejamento e acompanhamento de projetos. São estruturas eficientes para alocação de recursos, criação de orçamentos de projetos, definição de cronogramas, elaboração de relatórios de projetos e avaliar o progresso.
Você pode personalizar esses modelos de gerenciamento de projetos de acordo com seus requisitos, metas e participantes.
Mas como você descobre qual é o modelo adequado? Vamos descobrir.
O que faz um bom modelo de gerenciamento de projetos em Excel?
É simples - um bom modelo deve facilitar sua vida.
Alguns dos melhores modelos de Excel para gerenciamento de projetos são claros, fáceis de usar, facilmente personalizáveis, escalonáveis e podem ser perfeitamente integrados a ferramentas populares de software de gerenciamento de projetos .
Aqui estão alguns elementos-chave que compõem um bom modelo.
Flexibilidade e personalização
- Adaptável a diferentes tipos de projetos: O modelo deve ser adaptável a vários tamanhos de projetos, complexidades e metodologias (por exemplo, Agile, Waterfall)
- Fácil de modificar: Deve ser possível adicionar, remover ou personalizar seções facilmente
Funcionalidade principal
- Gerenciamento colaborativo de tarefas: Acompanhe tarefas, dependências, prazos e progresso. Considere recursos como a funcionalidade de arrastar e soltar e barras de progresso
- Orçamento ealocação de recursos: Acompanhe os custos, as despesas e as variações orçamentárias do projeto. Permite a entrada e a visualização fáceis de dados financeiros
- Relatórios: Gerar relatórios sobre o andamento do projeto, a utilização de recursos e o desempenho orçamentário
Apelo visual e usabilidade
- Design limpo e profissional: Use formatação clara, fontes e cores consistentes para melhorar a legibilidade e o apelo visual
- Layout intuitivo: Organize as informações de forma lógica e use rótulos claros para facilitar a localização do que você precisa
Considerações adicionais
- Segurança: Se for usado de forma colaborativa, considere a proteção por senha ou outras medidas de segurança
- Controle de versão: Implemente mecanismos de controle de versão para rastrear alterações e reverter, se necessário
Com esses recursos essenciais em mente, vamos apresentar a você alguns dos modelos mais úteis do Excel para gerenciamento de projetos.
5 modelos de gerenciamento de projetos em Excel para usar em 2025
Aqui estão os cinco principais modelos do Excel que você pode usar em 2025 para otimizar o gerenciamento de projetos.
1. Modelo de rastreamento de projeto do Excel 📑
via Microsoft Se você lida com vários projetos simultaneamente, o Modelo de controle de projetos do Excel é para você. Esse rastreador divide várias tarefas de um projeto em diferentes categorias para simplificar o monitoramento.
Acompanhe as datas de início e término do projeto e qual categoria de projeto foi atribuída a qual membro da equipe com este modelo. Ele ajuda a gerenciar prazos e permite a alocação eficiente de recursos.
Quando os projetos estiverem concluídos, você poderá analisar o tempo gasto em vários projetos e os motivos do atraso e otimizar outros projetos de acordo.
A melhor parte? Você pode personalizá-lo e adicionar tabelas dinâmicas e gráficos para entender melhor o andamento de vários projetos. Faça o download deste modelo
2. Modelo de lista de tarefas do projeto no Excel 📊
via Microsoft Se você quiser ter uma visão geral clara e detalhada de cada tarefa em um projeto, faça o download do Modelo de lista de tarefas do projeto em Excel . Ele é completo, com todos os recursos essenciais de uma lista de tarefas. Você pode pegar o maior dos projetos e dividi-lo em "Atividades" específicas, cada uma com sua data de vencimento, orçamento e porcentagem de progresso.
Você também pode adicionar notas ou lembretes específicos para cada atividade para agilizar o projeto e manter todas as partes interessadas sempre atualizadas.
As barras de dados do Excel adicionadas à planilha fornecem uma visão visual do progresso geral. Esse é um excelente modelo para planejar atividades semanais, mensais e trimestrais para suas BHAGs (Big, Hairy, Audacious Goals). Faça o download deste modelo
3. Modelo de cronograma de projeto do Excel 🗓️
via Microsoft Isso Modelo de cronograma de projeto do Excel é uma excelente ferramenta para os gerentes de projeto que preferem uma visão visual e simplificada dos dados em vez de informações compactadas em linhas ou colunas intermináveis.
O modelo fornece um mapa visual da linha do tempo geral do projeto. Adicione seus marcos, datas de vencimento e os nomes dos membros da equipe que trabalham em tarefas específicas ao modelo e você terá um diagrama de linha do tempo de todos os marcos do projeto.
Quando você precisaria desse modelo? Toda vez que você entrar em pânico ao perceber que um projeto está atrasado. Ele motivará você e sua equipe a se prepararem e trabalharem duas vezes mais. Faça o download deste modelo
4. Modelo de gráfico de Gantt do Excel 📈
via Microsoft Os Modelo de gráfico de Gantt do Excel é uma ferramenta avançada para acompanhar visualmente o andamento do projeto. Enquanto os outros modelos de gerenciamento de projetos em Excel fornecem uma visão geral do projeto, este modelo apresenta detalhes minuciosos.
Adicione os detalhes da tarefa na coluna de descrição do marco. Em seguida, insira categorias relevantes, incluindo metas e marcos do projeto, ou personalize a coluna Modelo de gráfico de Gantt para incluir informações relevantes para você, sua equipe e as partes interessadas do projeto.
Em seguida, mencione a data de início da tarefa, atribua-a a um membro e defina o número de dias necessários para concluir a tarefa.
Você deve continuar adicionando a porcentagem de uma tarefa concluída. O resultado? Você sabe quais tarefas estão no caminho certo, quais tarefas têm risco de conclusão baixo/médio/alto e quais tarefas não foram atribuídas.
Embora esse modelo exija algum tempo para se acostumar, a parte divertida é que ele vem em temas claros, escuros e codificados por cores, o que o torna um prazer visual para se trabalhar. Faça o download desse modelo
5. Modelo de desempenho de projeto do Excel ✅
via Microsoft Os Modelo de desempenho de projeto do Excel é um pouco mais complexo do que alguns dos outros modelos do Excel para gerenciamento de projetos.
Mas, depois que você se familiarizar com ele, poderá obter insights financeiros de alto nível sobre o desempenho do projeto, especialmente em relação à geração real de receita. Você pode avaliar a saúde financeira de qualquer projeto comparando o orçamento de um projeto, os custos totais incorridos e o valor do orçamento excedido.
Esse é um dos melhores modelos do Excel para analisar o valor real do projeto para uma empresa. Você pode usá-lo para rastrear os índices de eficiência de custo e de eficiência de cronograma. Faça o download desse modelo
Limitações do uso do Excel para gerenciamento e acompanhamento de projetos
Embora os modelos do Excel ofereçam uma estrutura de gerenciamento de projetos padrão, transparente e eficiente, eles podem ser difíceis de usar. Eles podem dar errado devido à dependência excessiva da entrada manual de dados.
Aqui estão algumas desafios que você pode enfrentar ao usar o Excel para o gerenciamento de projetos:
1. Falta de automação
O acompanhamento de tarefas, o gerenciamento de riscos e o envolvimento com as partes interessadas exigem tempo e esforço. Em meio ao caos, atualizar os dados manualmente é a última coisa que você quer fazer.
Mas com o Excel, você não tem outra opção. Você precisa digitar tudo, seja para gerar insights ou atualizar o status do projeto.
2. Dificuldade de acompanhar o progresso de um projeto
A colaboração contínua é a base de um gerenciamento de projetos eficaz.
Mas não é possível acompanhar o progresso em tempo real ou identificar bloqueadores no Excel, especialmente para equipes grandes que trabalham em um único projeto.
3. Incapacidade de integrar o Excel a outras ferramentas
O gerenciamento de projetos exige o compartilhamento de dados usando diferentes plataformas. Você precisa de ferramentas que possam se integrar perfeitamente a outros aplicativos.
Por exemplo, você pode integrar uma plataforma de gerenciamento de projetos como o ClickUp com o Slack e criar tarefas a partir de discussões de projetos. No entanto, o Excel não pode ser integrado a outras plataformas com a mesma facilidade.
4. Visualização limitada de dados
Como você prefere visualizar as linhas do tempo do projeto - verificando uma coluna várias vezes em uma planilha do Excel ou acessando uma linha do tempo visual em um painel intuitivo?
A segunda opção é mais fácil, mas não é viável no Excel. Entretanto, com o ferramentas de gerenciamento de projetos como o ClickUp, você pode visualizar cronogramas de projetos, recursos, alocação de orçamento e desempenho com base em várias métricas.